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上班时间莫名其妙变多?用Excel避免坑爹排班
2019-12-02 20:13 pconline   

[PConline技巧]做过行政的小伙伴都知道,排班表是一个颇让人头疼的东东,既要照顾大家的要求,又要避免千万别多排!!!!一般来说,我们做完排班表后,都要手工检查几遍。可即便这样,也会有出错的可能。其实要解决这个问题并不难,通过函数直接统计出每位员工的排班次数,就能轻轻松松解决这个难题。

通过函数快速统计出每位员工的排班次数(右侧位置)

具体步骤如下:

1. 打开排班表,在表格右侧建立两个辅助列“姓名”和“排班次数”;

2. 将要统计的员工姓名填写到“姓名”列下,如果是部门排班,直接拷贝花名册即可;

在排班表右侧建立“姓名”、“排班次数”两个辅助列

3. 点击“排班次数”下方的第一个单元格,输入公式“=COUNTIF(B3:B17,F3)”,其中“B3:B17”代表整个排班表,F3是当前要统计的员工,整个公式的含义是统计排班表中(B3:B17)当前员工(F3)的出现次数;

建立公式统计出第一位员工(张飞)的排班次数

4. 选中公式中的“B3:B17”,按下F4键将其转换为绝对地址,目的是为了方便后续的公式填充;

5. 双击公式单元格右下角的填充柄,利用自动填充功能,将公式覆盖到整个“排班次数”列;

操作过程动图

6. 最终辅助列中便显示出每位员工的实际排班次数,如果人数较多,还可以借助“开始”→“格式”→“条件格式”→“色阶”→“红/白/蓝色阶”对辅助列做一下可视化设置。这样谁漏排了(蓝色记录),谁多排了(红色记录),就全部一目了然了;

利用条件格式对辅助列进行可视化设置

写在最后

本例主要使用了COUNTIF这个函数,通过筛选目标单元格(即员工姓名)在表格中出现的次数,来统计出每位员工的实际出班情况。为了便于拖拽,文中还专门使用了F4键对原搜索范围进行了固定化处理(即转换为绝对路径),大大降低了后续公式的修改强度。好了,这就是本期和大家分享的一个小技巧,有用的话,就加大力度转发一下吧!

作者:幼儿园里的轩爸

 

责任编辑: 4041WCHEN

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